En Cabrera Soto & Asociados hemos ayudado a decenas de empresas costarricenses a adaptarse a los cambios fiscales en los últimos años, especialmente cuando se trata de herramientas tecnológicas como la Factura Electrónica Costa Rica. Este 2025, la Dirección General de Tributación nos sorprende con nuevas actualizaciones que vienen a fortalecer el control fiscal: hablamos de la Versión 4.4 del comprobante electrónico y la obligatoria generación del Reporte de Emisión y Recepción (REP).
¿Querés entender qué cambia, por qué importa y cómo prepararte? Te lo explicamos con peras y manzanas. ¡Tomá nota!
Factura Electrónica Costa Rica: qué es y por qué es clave
Desde 2018, la Factura Electrónica Costa Rica se volvió obligatoria para casi todos los contribuyentes. Pero más que un requisito legal, es una herramienta vital para tener una contabilidad más ordenada, precisa y eficiente. Permite registrar cada transacción con validez tributaria, reducir el uso de papel y facilitar los reportes ante Hacienda.
Ahora bien, como todo sistema, se va actualizando. Y es precisamente lo que sucede en 2024 con la llegada de la nueva versión 4.4.
El Cambio Obligatorio: Versión 4.4 y sus Antecedentes
La Versión 4.4 de los comprobantes electrónicos está diseñada para mejorar la trazabilidad y validación de las facturas que circulan en el país. El objetivo principal es facilitar la generación del nuevo Reporte de Emisión y Recepción (REP).
Entre los cambios más importantes están:
- Nuevos campos obligatorios relacionados con la aceptación de comprobantes.
- Validaciones cruzadas entre emisor y receptor.
- Mayor control sobre los plazos de aceptación.
- Facilitación para el cruce automático de información con el Ministerio de Hacienda.
Estas actualizaciones buscan un ecosistema fiscal más transparente y con menor margen para la evasión.
El Reporte de Emisión y Recepción (REP)
El REP es, en palabras simples, un documento que cada empresa deberá generar para informar cuáles facturas ha emitido y cuáles ha aceptado de sus proveedores. Este reporte permite a Hacienda llevar un control preciso del ciclo de la factura, desde que se emite hasta que se valida.
En resumen, si antes solo bastaba con emitir facturas y archivarlas, ahora se requiere acción por parte del receptor: aceptarlas o rechazarlas activamente mediante el sistema.
Esto implica un cambio de mentalidad en las empresas, ya que muchas acostumbraban dejar esos documentos «en espera». Hoy, eso podría traerte consecuencias.
Multas y Sanciones: El alto costo de ignorar los requisitos de la Versión 4.4
No cumplir con la nueva normativa de la Factura Electrónica Costa Rica puede salir carísimo. La Administración Tributaria puede aplicar:
- Multas de hasta ₡ 225.100 colones por incumplimiento de reportes.
- Rechazo de facturas no aceptadas.
- Pérdida del derecho a crédito fiscal.
Es decir, no solo te exponés a sanciones económicas, sino también a problemas operativos y contables que pueden afectar tu flujo de caja y tus obligaciones tributarias.
5 Pasos para Migrar y Cumplir con los Requisitos de Factura Electrónica
Para facilitarte el trabajo, te dejamos esta lista de pasos clave:
- Verificá si tu proveedor de software ya implementó la versión 4.4.
- Capacitá a tu personal contable sobre aceptación de comprobantes.
- Establecé un protocolo interno para revisar y aceptar facturas recibidas.
- Programá el envío periódico del REP a Hacienda.
- Consultá con tu contador o asesor fiscal sobre los nuevos reportes.
El Valor de la Automatización: Tu Cumplimiento Garantizado
En Cabrera Soto & Asociados trabajamos con herramientas que te permiten automatizar todo este proceso. Desde la emisión y aceptación automática de facturas, hasta la generación del REP con un clic.
Nuestro consejo: No lo dejés a última hora. Mientras más temprano te adaptés, más tranquilo vas a operar.
Dudas Frecuentes sobre la Factura Electrónica Costa Rica
¿Cómo funciona la factura electrónica en Costa Rica?
Funciona mediante un sistema digital validado por el Ministerio de Hacienda. Cada factura debe enviarse a Hacienda, quien valida y luego permite que llegue al receptor.
¿Cuándo empieza a ser obligatoria la factura electrónica?
La factura electrónica es obligatoria desde 2018 para la mayoría de los contribuyentes. Sin embargo, la versión 4.4 es obligatoria para todos desde julio de 2024.
¿Cómo puedo emitir una factura de compra electrónica en Costa Rica?
Necesitás:
- Un sistema autorizado por Hacienda
- Estar inscrito como contribuyente
- Tener una firma digital
Una vez cumplido eso, podés emitir facturas desde el sistema que elijás.
¿Cuáles son los requisitos para emitir facturas electrónicas?
- Estar al día con la administración tributaria
- Usar un sistema certificado
- Tener clave y usuario en ATV (Administración Tributaria Virtual)
La Seguridad de Estar un Paso Adelante
La Factura Electrónica Costa Rica sigue evolucionando, y como empresa tenemos que evolucionar también. La versión 4.4 y el REP no son solo tecnicismos: son parte de una estrategia nacional de formalización económica.
Si querés evitar dolores de cabeza, sanciones y estar siempre en regla, te recomendamos que tomés acción hoy mismo.
¡No esperés más! En Cabrera Soto & Asociados te ayudamos a implementar la versión 4.4, configurar tu REP y capacitar a tu equipo.