Llevamos más de 12 años ayudando a pequeñas y medianas empresas a ordenar su contabilidad, prevenir problemas con Hacienda y, sobre todo, a dormir tranquilos. Soy contador público certificado, con experiencia tanto en el sector privado como en la asesoría independiente, y si algo he visto una y otra vez es cómo se repiten ciertos errores básicos en la contabilidad de PYMES. Algunos parecen pequeños al principio, pero con el tiempo pueden causar dolores de cabeza enormes.

Por eso, en este artículo quiero contarte de forma clara, sin tecnicismos innecesarios, cuáles son los errores más comunes que cometen muchas PYMES en su contabilidad y, lo más importante, cómo podés evitarlos desde ya.

1. No separar las finanzas personales de las de la empresa

Este es, sin duda, el clásico de los clásicos. Muchos emprendedores usan la misma cuenta bancaria para pagar el almuerzo del domingo y para recibir pagos de clientes. El problema? Cuando llega el momento de hacer el cierre contable o una auditoría, todo está mezclado y es un caos separar qué es qué.

La solución es sencilla: abrí una cuenta bancaria sólo para tu negocio. Aunque tu PYME sea pequeña, eso te va a permitir tener orden y claridad desde el inicio.

2. No llevar un registro ordenado de los ingresos y gastos

Muchos dueños de PYMES creen que con guardar las facturas en una caja es suficiente. Pero eso no es llevar contabilidad, eso es juntar papel. Para que la contabilidad de PYMES funcione de verdad, es necesario tener registros actualizados y ordenados de todas las entradas y salidas de dinero.

Usá una hoja de Excel, un sistema contable o contratá a un profesional que lo haga por vos. No es un gasto, es una inversión para evitar errores y sanciones futuras.

3. No emitir comprobantes electrónicos

En Costa Rica, desde hace años es obligatorio emitir comprobantes electrónicos. Sin embargo, muchas PYMES aún siguen vendiendo «de palabra» o emitiendo facturas manuales.

Esto no solo es ilegal, sino que también te complica al momento de deducir gastos o justificar ingresos. Si aún no estás usando un sistema de facturación electrónica, hacelo hoy mismo. Hay opciones gratuitas y fáciles de usar.

4. No cumplir con las obligaciones fiscales a tiempo

Presentar tarde la declaración de IVA, la renta o las declaraciones informativas es una de las razones más comunes por las que las PYMES terminan pagando multas innecesarias.

Mi consejo: agendá todas tus fechas fiscales en el calendario, poné recordatorios y, si podés, contratá a un contador que se encargue de eso. Las multas por atrasos son fáciles de evitar si hay orden.

5. No revisar los informes contables regularmente

Más de una PYME no sabe si está ganando o perdiendo dinero hasta que no está contra la pared. El balance general, el estado de resultados y el flujo de caja son herramientas vitales para tomar decisiones.

Si no sabés leer esos informes, pedile a tu contador que te los explique en criollo. Y revisalos al menos una vez al mes. Es como revisar el tablero de un carro antes de salir a carretera.

6. No tener respaldo digital de la información

Todo lo que tengas en papel puede perderse, mancharse o quemarse. Y si estás usando sistemas contables, asegurate de hacer copias de respaldo periódicas.

Hoy en día, herramientas como Google Drive o Dropbox permiten guardar todo en la nube. Y si usás software contable, asegurate de que incluya backups automáticos.

7. No invertir en asesoramiento contable

Creer que la contabilidad solo se trata de sumar y restar es un error. Un buen asesor contable puede ayudarte a ahorrar impuestos, planificar inversiones y evitar sanciones.

Si querés que tu PYME crezca, necesitás rodearte de buenos profesionales. Y un contador experimentado es uno de los primeros que deberías tener en tu equipo.

FAQs sobre la contabilidad de PYMES

¿Cuáles son las multas por no presentar declaraciones fiscales en Costa Rica?
Las multas varían según el tipo de declaración y el tiempo de atraso, pero pueden ir desde 223.100 colones hasta un porcentaje del impuesto no declarado.

¿Puedo hacer la contabilidad de mi PYME yo mismo?
Podés intentarlo si tenés formación contable, pero lo recomendable es al menos contar con un profesional que revise tus números periódicamente.

¿Qué pasa si mezclo mis finanzas personales con las del negocio?
Te complica todo: impuestos, auditorías, análisis financiero… y podría generar problemas legales si no se justifica el origen de algunos ingresos.

Llevar la contabilidad de PYMES no tiene que ser un dolor de cabeza, pero sí requiere orden, compromiso y, sobre todo, evitar errores básicos que pueden salir carísimos. Tomate en serio este aspecto de tu negocio, buscá ayuda si la necesitás y tratá de revisar regularmente tus cifras. Así, podrás tomar mejores decisiones, crecer con solidez y evitarte sustos innecesarios. ¡Tu negocio lo merece!